Hvem skal jeg kontakte i forbindelse med hvad?
Denne guide har til formål at strømline processen med henvendelser i forhold til kollegielivet på Solbakken og ansøgninger om indkøb af nye ting til fælles brug i kollegielivet, da vi oplever at beboere ofte skriver til de forkerte.
Det vil i denne guide antages at du er beboer på Solbakken, da vi ellers må rette eventuelle spørgsmål til KKIK/FA09 som varetager ansøgningsproceduren eller BBS som varetager kollegiets daglige drift. Begge kan findes under kontakt her på hjemmesiden.
Kontakt rettes mod dem/det der er skrevet med kursiv og kontaktlisten findes nederst på denne side.
Ikke-økonomiske henvendelser
- Ved spørgsmål til andre beboere henviser vi til facebookgruppen Solbakkens diskussionsgruppe
- Ved henvendelser vedrørende Solbakkens fælles faciliteter henviser vi til udvalget der står for denne facilitet; ellers BBS
- Ved henvendelser vedrørende foreningslivet og sociale events henviser vi til udvalgene ved specifikke spørgsmål om deres område; ellers kollegianerforeningens styregruppe.
- Ved problemer med driften (vaskeri, elevator, strøm, netværk m.m.) kontaktes BBS i deres åbningstid, og hvis akut uden for åbningstid henvises til akutlisten på hjemmesiden
- Ved spørgsmål om, eller vedligeholdelse af lejemålet kontaktes BBS
- Ved henvendelser vedrørende større sager/projekter, regler og lignende henviser vi til beboerrådet
- Ved klager henvises til husordenens §14
Økonomiske henvendelser
- Ved spørgsmål om huslejen, vand, varme og el henviser vi til FA09
- Ved ideer til meget store projekter eller spørgsmål vedrørende kollegiets økonomi kontaktes beboerrådet
- Ved køb/salg/gives væk mellem beboere henviser vi til facebookgruppen Solbakken’s køb/salg/gives væk
- Ved ansøgninger af indkøb til foreningslivet benyttes ansøgningsskemaet på hjemmesiden, husk at dukke op til næste kollegianerforeningsmøde, for at svare på spørgsmål til dit forslag
- Ved refundering af penge efter enten en godkendt ansøgning, brug af udvalgspuljen eller brug af udvalgsbudgettet, kontaktes kollegianerforeningens kasserer
- Ved indsendelse af et udvalgs årsbudget sendes til kassereren som sørger for at det bliver diskuteret på næste kollegianerforeningsmøde
- Ved spørgsmål vedrørende kollegianerforeningens økonomi kontaktes kassereren
Ansøgninger hos kollegianerforeningen
Alle nyanskaffelser eller indkøb i forbindelse med foreningslivet på Solbakken skal som udgangspunkt godkendes på kollegianerforeningsmøderne som afholdes 6 gange årligt (se årshjulet). Ansøgninger sendes ved hjælp af ansøgningsskemaet.
Undtagelser af ovenstående omfatter de 300kr månedligt, som hvert udvalg har rådighed over (puljen nulstilles hvert kvartal), eller indkøb efter godkendte årsbudgetter eller aftaler.
I tilfælde af akutte uforudsete omkostninger kontakt da enten kassereren eller formanden af kollegianerforenings styregruppe direkte.
Ansøgninger har en typisk tidsfrist på 3 måneder, medmindre andet er angivet i ansøgningen eller aftalt på mødet.
Hvert udvalg bedes på sidste kollegianerforeningsmøde hvert år, indsende et budget til kassereren for det kommende år med de forventede årlige vedligeholdelses/drifts-omkostninger. Bemærk at dette budget ikke skal dække større projekter eller events udvalget kunne finde på at afholde, dette skal søges om på møderne. Ligeså bør forplejning til interne møder i udvalget dækkes af udvalgspuljen.
Eksempler på hvad et budget bør dække: “Foder til høns”, “reparation af ladcykler”, “blækpatroner og printerpapir”.
Refundering af penge i kollegianerforeningen
Når du har brugt penge efter ovenstående reglement, refunderes de ved at indsende en mail til kassereren@solbakken.dk. For at ansøgningen godkendes skal mailen som minimum indeholde:
- Konto- og registreringsnummer
- Tydeligt synlige kvitteringer for købet (alle formater godkendes, hvis de kan vedhæftes en mail)
- Navn på dig selv (hvis dette ikke er angivet i din mailadresse)
- Hvilket udvalg der har brugt pengene (hvis indkøbet er for et udvalg)
Der ønskes derudover:
- Hvilken ansøgning der er tale om og på hvilket møde den blev godkendt
- Hvis ikke ansøgning, om der bruges penge af udvalgspuljen eller udvalgets årsbudgettet
Mangler minimumskravene eller er der opfølgende spørgsmål, vil du modtage en returmail med forklaring på dette. Hvis refunderingen ikke kan godtages (altså der er søgt om penge der ikke er godkendt) vil du også modtage en mail om dette.
Der bliver som udgangspunkt refunderet penge hver 14. dag, men der kan opstå længere ventetid i eksamensperioder eller ferier (kassereren er trods alt kun frivillig).
Hvis beløbet der skal bruges er tilpas stort (typisk 1000+ kr.), kan der enten laves en aftale med kassereren om et tidspunkt for overførslen der passer dig eller kassereren kan betale direkte fra kollegianerforeningens pengebeholdning.
Kontaktliste
| BBS | bbs@solbakken.dk |
| Kollegianerforeningens styregruppe | kollegianerforeningen@solbakken.dk |
| Beboerrådet | beboerraadet@solbakken.dk |
| Kassereren | kassereren@solbakken.dk |
| Udvalgene | Se opslagstavlerne i opgangene eller kontakt kollegianerforeningens styregruppe |
| Akutlisten | https://solbakken.dk/akutliste/ |
| Ansøgningsskema | https://solbakken.dk/ansoegningsskema/ |
| Facebookgrupper | Solbakkens diskussionsgruppe Solbakkens køb/salg/gives væk |
| Husordenen | https://solbakken.dk/husorden/ |